Возможно, Вы видели, что даже в супермаркетах в Германии чтобы отменить покупку не нужно звать "Старшую по смене Галю", чтобы она удалила из чека одно лишнее пробитое мороженное, здесь все делают продавцы на местах, потому что люди привыкли нести ответственность за свои поступки, и слова в том числе.
Так и здесь, если она не уверена в своем английском и скажет Вам что-то, а Вы не так поймете - возможно у Вас возникнут проблемы и Вы пойдете в суд и начнете на нее валить "ааа она мнее тааак сказала" (не важно, что русские таким не грешат, тем не менее, для нее это риск). А слово чиновника здесь считается на 99% верным, а отбрехиваться, что я такого не говорил - не принято. Если сказал - значит "за базар отвечаешь". Тем более, Вы на месте бумаги подписываете. Поэтому она перестраховала себя, в первую очередь, от возможных недопониманий и судебных тяжб. Возможно, она так принципиальна, так как уже были прецеденты.